Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular,  están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas.

Tipos de facturas electrónicas

Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.

Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.

Facturas en formato estructurado

Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Facturas en formato no estructurado

Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

Ventajas de la factura electrónica

Beneficios específicos de la factura electrónica son:

• acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro;
• reducir errores humanos;
• eliminar costes de impresión y envío postal;
• facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas;
• reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento;
• mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente;
• facilitar la lucha contra el fraude;
• subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión;
• y, esto es lo más importante, contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.

Más información en: www.facturae.es